Organisation et productivité : comment je gère mon business en ligne ?

Au cours de votre activité, il est toujours important de prendre du recul et de faire le point sur son organisation afin de ne pas avoir l’impression de travailler des heures tout en faisant du surplace. L’organisation est un aspect que j’ai revu lors de ce confinement. Je vais donc vous donner quelques conseils et astuces que j’ai repensés lors de cette période afin de vous aider à améliorer votre organisation.

Ce que j’avais déjà mis en place

Indépendante depuis 4 ans, j’ai toujours compris qu’il était important d’être productif et organisé. Cependant, malgré ce que l’on a tendance à penser, travailler des heures sans interruption peut s’avérer être contreproductif, et il est parfois plus judicieux de mettre en place des stratégies qui feront gagner du temps, et de l’énergie. En voici quelques-unes :

• Éviter les distractions : couper votre GSM ! Les notifications sont le meilleur moyen pour vous faire perdre votre concentration en vous poussant à consulter votre Smartphone. Vous n’allez pas pouvoir être totalement concentré en regardant vos messages toutes les 10 minutes.
• Le batching : Ne fixez pas trop de taches différentes à réaliser en une seule fois. Priorisez votre concentration et votre énergie sur une seule tâche (ou plusieurs, mais similaires !) pendant plusieurs heures. Par exemple, je choisis des tranches horaires où j’enregistre mes podcasts en une seule fois, afin d’être complètement concentrée sur cette tâche. Le lendemain, je passerai à autre chose. Cette une technique que j’adore car elle me permet d’aller beaucoup plus vite, en prenant moins de temps.
• Trouver les meilleurs moments pour travailler : Il est important de connaitre son rythme, de savoir quand on est le plus productif possible. Certaines personnes seront plus productives en se levant à 9h, d’autres le seront plus en se levant à 6h30. À l’inverse des horaires fixes en entreprises, profitez d’être à votre compte pour vous fixer vos horaires les plus adéquats, que ce soit le matin ou bien l’après-midi/fin de journée. Je vous conseille également de veiller à ne pas réaliser vos projets en dernière minute. Même si la pression d’une deadline peut permettre à de nombreuses personnes d’être extrêmement productives dans les dernières heures, on ne peut pas constamment vivre avec ce genre de pression. Sur le long terme, cela n’aura que des effets négatifs.

Repenser mon organisation

Depuis ce début de confinement, j’ai donc eu l’occasion de revoir mon organisation afin de l’améliorer. J’ai décidé de rassembler l’ensemble de tâches similaires en catégories, et de me concentrer sur une de ces catégories à la fois. En ce qui me concerne, j’ai divisé toutes mes tâches en 3 catégories différentes, afin de les assimiler à une semaine du mois. J’ai gardé la dernière semaine du mois libre, afin de travailler entièrement sur l’optimisation de mon business pendant cette semaine-là, ou encore de prendre un peu de repos si nécessaire.

Par exemple, la première semaine je réalise toutes les tâches correspondantes à la communication et à la création de contenu. En deux ou trois jours seulement, j’ai tout le matériel nécessaire pour mon podcast du mois à venir, tout en prenant le temps d’être présente sur les réseaux sociaux. Ces domaines sont indispensables et prennent beaucoup de temps, mais le faire en un gros bloc en quelques jours permet de se libérer l’esprit de cette quantité de travail pendant le reste du mois.

Et je continue sur ce rythme en suivant mon programme établi au préalable, en me concentrant sur un domaine particulier la semaine suivante, et ainsi de suite. Je me garde tout de même le jeudi et le vendredi de chaque semaine pour réaliser des tâches que je ne peux pas réellement anticiper, comme les lives que je réalise sur mes groupes privés.

Cette nouvelle technique me convient parfaitement, mais il est évident que nous sommes tous différents et que vous devrez peut-être l’adapter selon vos besoins si vous l’essayez.

La perte de temps sur les réseaux sociaux

 J’ai passé énormément de temps sur les réseaux sociaux, en prenant le temps de répondre aux commentaires et aux messages. C’est toujours très agréable de le faire, mais cela me prenait jusqu’à une heure par jour. Ce qui représente de nombreuses heures cumulées après une semaine ou deux. De plus, Instagram n’est pas la plateforme qui m’apporte le plus de trafic et donc de potentiels clients. Je perdais évidemment énormément de temps pour un retour assez moindre.

Néanmoins, il est important de rester actif sur les réseaux sociaux, et j’ai décidé de mettre en place quelques astuces afin de gagner du temps :

1 ) J’ai regroupé tous les messages sur ma boite mail, afin de ne pas devoir passer d’une plateforme à l’autre. Cela fait gagner pas mal de temps et permet de trier une partie de ces messages.

2) J’ai décidé de répondre aux commentaires uniquement pendant 30 minutes, deux fois par semaine. Alors que je passais parfois une heure par jour sur cette tâche, j’en suis passé à 1h par semaine. Il est important de répondre aux questions, mais il faut également se mettre une limite pour ne pas perdre trop de temps.

3) Regarder le moins possible mes propres publications. Ce n’est pas facile, car ces applications sont créées pour que l’on y passe le plus de temps possible. Deux minutes sur Instagram peuvent se transformer en vingt minutes, et ainsi de suite. J’essaye donc de garder ce genre de distraction pour le temps de midi ou le soir, mais plus sur mon temps de travail.

Voici donc les différentes choses que j’ai mis en place afin d’être plus organisée et gagner en productivité. C’est un processus qui évolue constamment et chaque personne est différente. Mais j’espère que cela vous inspirera pour votre propre planning !